仕事のスケジュール管理やタスク管理が苦手だと、苦労しますよねえ…。

重要な仕事を見落としてしまったり、仕事の期日に間に合わなかったり。怒られるだけじゃなく、損失を出してしまうこともあるでしょう。自信をなくし、仕事が嫌になることもあると思います。

ただ、仕事のタスク管理・スケジュール管理には、上手い人が行っている「コツ」があるんです。

そのコツを紹介しましょう。

タスク管理・スケジュール管理を上手に行うコツ

1.仕事を細分化する

仕事を細分化すれば、タスク管理がしやすくなります。

もちろん全ての仕事を細分化することができるわけではないでしょう。ただ、仕事の多くは「作業(タスク)」の積み重ねです。

たとえば、新規獲得営業を細分化してみると、次のような作業で構成されていることがわかります。

  • 営業先を決める
  • 営業先のことを調べる
  • 営業戦略を立てる
  • アポを取る
  • 営業をかける
  • 見積書を作る
  • 契約書を作る
  • 契約

営業が以上のような作業で成り立っているとわかれば、作業を見落としてしまうことがありません。そして、作業ごとに細かくスケジューリングをすれば「次に何をやるべきか」が明確になります。

また、作業の順番を間違えることもなくなるはずです。アポを取ってから戦略を立てるのでは遅いということが自然と理解できるでしょうから。

だから、タスク管理をするときにはまず仕事を作業に分けることが大切です。

2.優先順位をつける

タスク管理とスケジュール管理ができない原因として、優先順位を付けられていないということが挙げられます。

優先順位が曖昧な状態で仕事をしたら、優先順位が高い仕事が後回しになってしまいかねません。結果、重要な仕事なのに遅れてしまうんです。だから、優先順位をつけなければなりません。

優先順位は、次のような順番でつけましょう。

  1. 緊急性と重要性共に高い仕事
  2. 緊急性が高い仕事
  3. 緊急性は低いけど重要な仕事
  4. 緊急性・重要性ともに低い仕事

緊急性が高い仕事というのは、期日が近い仕事です。重要性が高い仕事は、その仕事によって得られる成果が大きい仕事などを基準にしましょう。

期日が近く、成果が大きい仕事は真っ先にやらなければなりませんよね。あとは上記の順番の通りに優先順位をつければ、緊急性が高い仕事や重要性が高い仕事を見落とすことなく、スムーズに仕事を進めることができるのではないでしょうか。

3.やらなくていいことを整理する

タスク管理をするとき、ToDoリストだけを作る人がいると思います。

タスク管理を上手に行うためには、ToDoリストだけじゃなくて「Not To Doリスト」も作ると効果的ですよ。

そう、やらなくてもいいことリストです。

この場合の「やらなくてもいいこと」は、前項で語った「緊急性・重要性ともに低い仕事」になります。それは「別に今日やらなくてもいい仕事」ですよね。それまで着手しようと意識すると、優先順位が高い仕事に実行漏れが出てくる可能性があります。

それに、残業も発生しやすくなりますよね。

毎日その日の仕事の優先順位を整理して、同時に「今日はやらなくてもいいこと」を明確にしておきましょう。

4.時間を効果的に使う

スケジュールを綿密に立てる人ほど、スケジュール通りに仕事が進まないとパニックになりがちです。

ただ、そこで「曖昧でもいいや」としてしまうのは良くありません。スケジュール確認漏れが生まれたり、時間を守らないといけない仕事で遅刻してしまったりする危険性があります。

だから、スケジュールはきっちり立てた上で、時間を効果的に使うことを考えましょう。

時間を効果的に使う方法はさまざまです。たとえば、僕はこういう方法を使っています。

一点集中をすることです。

人の集中力は長くはもちません。休憩を一切挟まずに仕事を続けても、パフォーマンスが落ちてしまいます。結局、時間に余裕が無くなるんです。

僕は25分に1度、5分間の休憩を挟むようにしています。これを繰り返すんです。

これは、ポモドーロ・テクニックという時間管理術に則っています。

締め切りに追われ続けるエンジニアが生み出したテクニックだそうですよ。

25分単位で区切ることで「仕事の切り上げ時」を計算しやすくなります

全てのタスクが「これが終わったら次をやる」と、順序立てて行えるわけではありませんよね。

時には「まだ終わっていないけど、外回りに行かないといけない」というようなことがあります。

仕事に時間の区切りを持たせると、そのときに「次のサイクルで切り上げだから、キリの良いところで終わっておこう」と前もって準備できるんです。

以上が、僕が行っている「時間節約術」および「時間管理術」。

ぜひ、参考にしてみてください。

5.自分に合ったツールを使う

タスク管理・スケジュール管理には、さまざまなツールがあります。

たとえば、ノートやエクセルです。

ノートやスケジュール帳に手書きで書き込み、それを携帯して常に見られるようにしておく。エクセル上に打ち込んで、仕事の合間にチェックする…。どちらも効果的な方法ではあります。

個人的には、「時間と場所を選ばない」という点でエクセルよりはノートの方がおすすめですけどね。

ただ、実際に使うツールは「自分に合ったもの」でないといけません。

手書きに煩わしさを感じる人や字が汚い人がノートを使っても効果的とは言えませんよね。外回りが多いのにエクセル上で使っても、チェックしにくいです。

そう考えると、時間・場所・職種を選ばず、種類が豊富で自分に合ったものを選びやすい「アプリ」が最も効果的なのではないでしょうか。

そこで、次章ではタスク管理アプリとスケジュール管理アプリを簡単に紹介します。

おすすめのタスク管理アプリ

最もおすすめなタスク管理アプリは、Splend Appsが開発提供している『タスクリスト To Doリスト』です。

タスクをグループ化して管理することができるのが一番のポイント。さらに、Googleと同期を行うことでスケジュール帳などの情報を取り込むことができます。UIも快適で画面も非常に見やすく、人を選ばないタスク管理アプリです。

問題点があるとしたらiOS未対応ということくらいですかね。

二番目におすすめしたいタスク管理アプリは、『明日から本気出すタスク管理』です。

このアプリのおすすめポイントは、「今日はやらなくてもいいこと」も書き込めること。「今日こそやる」「明日から本気出す」「いつかやる」「終わった」というカテゴリに、タスクを分けて管理することができるんですよ。

さらにタスクの表示色を変えることで優先順位の管理もできます。

Android/iOS両方対応していますよ。

他にもさまざまなアプリがありますが、「誰でも使いやすい」という点などを踏まえると上記二つが個人的には最強です。ぜひ、試してみてくださいね。

おすすめのスケジュール管理アプリ

スケジュール管理アプリは、『ジョルテ』が最もおすすめです。

普通のカレンダーアプリだと「タスクの管理ができない」「進捗がわかりづらい」というケースが多いんですよね。人気の『Yahoo!カレンダー』がそうです。使いやすいんだけど、それひとつでは完結できません。

ただ、ジョルテはとても細かくスケジュール管理ができます。

重要予定リストを作ればスケジュールに優先順位を付けられますし、メモを付けてより細かくスケジュールの内容を記すことができるんです。さらに、Googleカレンダー、天気予報などとも同期できます。

画面は紙の手帳に近く、誰が使っても使いやすいアプリです。

もちろん、他にも使いやすいアプリはあるでしょう。

自分に合ったスケジュール管理アプリを使ってみてくださいね。

どうしても難しいなら転職を考えるのもアリ

ここまで、タスク管理・スケジュール管理のコツと、使いやすいアプリを紹介してきました。

ただ、どれだけ管理を頑張ろうとしても、管理しきれないくらい膨大なタスクがある場合は上手に管理するのが難しいですよね。

それに、苦手なものは努力しても克服できない可能性があります。

以上のような理由から、「どうしてもタスク管理・スケジュール管理が難しい」と感じた場合は転職を考えるのもアリではないでしょうか。

苦手なことで苦しみ続けるよりも、得意なことを活かして働くほうが充実した人生になると思います。それに、苦手なことを避けて得意なことを活かして働くほうが出世しやすいですからね。

だから、タスク管理・スケジュール管理のコツやおすすめアプリなどを試しながら、転職活動を少しずつ始めてみてください。

転ばぬ先の杖、ですよ。