仕事に必要な情報が、共有されない!

そんな職場、ありますよねえ。情報共有というのはとても大切なことで、それが疎かになると様々な不都合が生まれます。

今回は、その不都合の数々を紹介したうえで、情報共有がされない職場が抱える根本的な原因と、そこで働くあなたができる対処法を解説します。

情報共有がされない職場に生まれる不都合

情報共有がされないと、さまざまな不都合が生まれます。

まずは、PDCAサイクルを回せなくなるという不都合です。PDCAの中で特に重要な「Plan」が、情報共有がされない職場ではうまく行えなくなります。

このPlanというのは「業務の改善案」や「営業戦略の立案」などですよね。仕事を今より良いものにしようとするときには、必ず「現状」を分析しなければなりません。その材料となるのが「共有された情報」です。

そして、共有された情報によって「効率的に業務を進めている人」や「営業成績が高い人」のノウハウを得ることができます。

そこから「Plan」が生まれるんです。

だから、情報共有がされない職場では効果的なPlanが生まれにくくなります。

また、チームで行う仕事の場合は情報共有がされないことで業務全体が進みにくくなるという不都合も生まれるのではないでしょうか。

情報共有がされなければ、各人の進捗がわかりません。

チームワークでは、勝手に動くことは厳禁ですよね。次にどう動くべきなのかを、チーム全体を見通して決めなければならないわけです。情報共有が行われておらず各人の進捗や状況がわからない状態では、次にどう動くべきかを適切に判断することができません。

以上は、情報共有がされないことで生まれる不都合の一例です。

一例とは言っても、とても深刻な悪影響ですよね。だからこそ、あなたは今困っているんだと思います。

職場内で情報共有を徹底させればいいわけですが、そのためにはまず情報共有ができていない原因を知らなければなりません。次の章では情報共有がされない原因を簡単に紹介しましょう。

情報共有ができていない職場が抱える根本的な原因

原因1.情報共有の重要性を理解していない人が多い

情報共有の重要性を理解していない人が職場に多いから、情報共有がされない可能性があります。

そもそもの情報共有の重要性や意義は、前章で語ったように「効果的な施策立案をすること」や「業務を円滑に回すこと」などです。これを理解しないまま情報共有をしていても、なあなあになってしまいますよね。

「魔王を倒す」などの目的が最初に全く提示されないRPGをプレイするのと同じで、なかなかの苦行です。

情報共有によって何が生まれるのかがわからないから、「手間がかかるだけだから情報共有しなくていいや」と考えるのではないでしょうか。

だから、重要性を理解していない人が多い職場では情報共有がされなくなりがちです。

原因2.情報共有のルールが曖昧

重要性を理解しないまま情報共有をしていると、次第に情報共有がされなくなると語りました。

これと似たことが、情報共有のルールが曖昧な場合にも起こります。明確なルールや書式が無ければ、どのように情報共有を行うべきかがわかりませんよね。各人の判断に任せられるわけですが、ハッキリ言って面倒です。

人によって異なる方法で共有される情報…。口頭だったりチャットだったりメールだったり…。書式も違う。そんな物をいちいちチェックするのは、手間ですよね。

だから、次第に情報共有がされにくくなり、ある日を境にパッタリと無くなってしまうのではないでしょうか。

原因3.タスクに追われるあまり情報共有の手間を惜しんでいる

情報共有はPDCAサイクルを効果的に回すために必要だと語りましたが、プランを立てて実行しようとしてもタスクが割り込んでくるとプランが崩れますよね。計画通りにいかないのは仕事の常ですが、割り込みのタスクがあまりにも多いとどうなるでしょうか。

もう、プランなんて知るか!

そんな風に考えてもおかしくはありません。

そうは考えなくても、膨大なタスクによって情報共有をする時間がなくなりますよね。結果、情報共有の優先順位を下げてしまったり手間を惜しんだりするようになります。

そのため、あまりにもタスクが頻発すると情報共有が行われなくなることがあるんです。

情報の共有不足を改善するためにあなたができること

1.情報共有の重要性を自分から訴えかける

情報共有が行われるようにするには、まず「情報共有の重要性」を訴えかけることが大切です。

情報共有の重要性を理解していなければ、どれだけ「共有しましょう!」と言っても誰も聞いてはくれませんから。情報共有によってどんな効果が生まれるのか、逆に情報共有をしなければどんな悪影響を職場全体に与えてしまうのか…。それを上司を中心に、職場全体に伝えましょう。

伝えるべき情報共有の重要性などに関しては、【情報共有が行われないことで生まれる不都合とは】の章で語ってきました。

それを自分の言葉で伝えましょう。

2.情報共有のルールや書式を明確にする

情報共有が行われなくなる原因に、「ルールが曖昧」というものがありました。

そのため、情報共有のルールや書式は必ず明確にしなければなりません。

まず、情報共有方法を決めましょう。

情報共有方法の種類や決め方などは、次項で詳しく説明します。

次に、書式を統一化しましょう。活動報告を共有するときの書式、案件情報を共有するときの書式など目的に応じたテンプレートを作るんです。テンプレートは穴あき式にしておき、コピペして穴を埋めるだけで共有文章が完成するものがいいですね。

手間は徹底的に減らしましょう。

3.共有方法を統一化する

情報共有の方法は、統一化しましょう。

共有方法には、さまざまな種類があります。

メール、チャット、スプレッドシート、パワーポイントなどが主です。「活動報告はメール」「案件情報はスプレッドシート」と、目的によって使い分けるケースもあります。だけど、面倒ですよね。

複数のツールの更新をチェックしなければならなくなります。場合によっては、似た内容を異なるツールで何度も共有しなければならないこともあるでしょう。とても手間がかかります。

手間がかかりすぎると、情報共有がスムーズに行われなくなるため、手間は徹底的に減らさないといけません。

そこで、統一化です。

「統一化すると、何について共有しているのかがわかりにくくて見にくくない?」と思うかもしれません。

しかし、予めテンプレートを作っておけば、ひと目見ただけで何についての情報共有なのかがわかります。

また、ツールを統一化したとしてもツール内で共有の場所を分けることは可能です。チャットなら目的別にグループを作れます。スプレッドシートなら目的別にタブを作れるんです。

統一化することによるメリットは大きく、デメリットはほとんど無いと言えるのではないでしょうか。

ここまでの内容をしっかり固めて提案をすれば、職場に情報共有の文化が生まれる可能性があります。

情報共有されない状況に困っているのなら、諦めずに行動してみましょう。

状況が改善されないならどうするべきか

職場で情報共有が行われるように力を尽くしたとしても、情報共有が行われるように職場の変革をすることができないこともあるでしょう。

一個人が職場全体のことを変えるのは、とても難しいことですからね。

そして、今回の「情報共有に関する不満」をきっかけに職場を見渡してみると、他の不満にも気づくこともあるかもしれませんね。

そういうときは、転職活動を始めてみるのもいいのではないでしょうか。

情報共有が行われないことには大きなデメリットがあります。そのデメリットは職場全体を蝕み続け、いずれあなたの「仕事の成長の妨げ」になる可能性もあるでしょう。

その上、他の不満まで生まれたとなれば、その職場はあなたには合わないということです。

そんな職場に居続けるより、もっと自分に合う職場や情報共有が行われる職場を探したほうがいいのではないでしょうか。