電話対応が苦手… この仕事を辞めたいかも…。
そう思っている人は、まずは苦手な電話対応を克服する道を探ってみましょう。そして、それでもやっぱり電話対応がストレスになるという場合は、転職を考えるべきだと思います。
このページでは、電話対応の苦手意識を克服する方法と、転職先候補としておすすめしたい電話対応が無い仕事を紹介したいと思います。
ぜひ参考にしてみてください！
電話対応が苦手な人あるある
- 相手の姿が見えないことに恐怖する
- 聞き返せない
- 電話をするときだけ敬語が怪しくなったりメモを取るの忘れたりする
- 電話をかけようとすると(出ようとすると)動悸がする
- 電話によって業務に悪影響が出る
- 第一声がわからない
- 上司を呼び捨てにするときにプレッシャーを感じる
- 「この時間は失礼かな」と気遣いすぎて電話をかけられない
- 電話=クレームというイメージ
相手の姿が見えないことが怖いというのは、電話を怖がる人の典型症状ですよね。
かく言う僕にも、電話がとてつもなく苦手な時期がありました。
声だけでは伝わらないし、伝えられない。息遣いだけではわからない。そんな相手の感情の機微をどうにか探ろうとして思考が堂々巡りになり、なんでもマイナスに捉えるようになるんですよね。
それに、情報が限られているから「相手の一言一句を聞き漏らさないように！」と意識を集中させすぎるんです。それで言葉遣いやメモにまで頭が回らないということもあります。
また、仕事でかかってくる電話は「自分にとって不都合なもの」が多いんですよね。顧客からわざわざ電話がかかってくるときはクレームが多いです。褒めるために電話をするような人は仕事上ほとんどいません。
クレームじゃなくても「発注数を増やしてくれ」とか「納期変更してくれ」とか、お願い事が多いですよね。
そこから「電話は嫌なものだ」ということが意識に刷り込まれ、僕らはどんどん電話が苦手になっていくのかもしれません。
ただ、苦手な電話対応を克服する方法があります。
次の章では電話対応克服方法を紹介しましょう。
苦手な電話対応を克服するための4つのコツ
1.メモ用紙を工夫して楽にメモろう
メモ用紙に工夫を凝らしましょう。
メモに集中しすぎると電話対応が疎かになり、電話に集中しすぎるとメモが疎かになることがありますよね。脳のリソースが足りないんだと思います。
足りない脳のリソースを補うには、「脳のリソースをほとんど割かずに」メモを取ればいいんです。
そのために、「電話対応専用メモ用紙」を作りましょう。以下に、僕がいつも使っている電話対応専用メモの作り方を記しておきます。
電話対応専用メモの作り方。
まず、Excelを立ち上げます。
次に、表を作りましょう。表の項目は「電話をかけてきた会社の名前」「用事がある人の名前」「誰に対する用事なのか」「どんな要件なのか」です。
これを印刷してメモ用紙にすることで、ほとんど意識をせずとも効果的なメモを取ることができるようになります。
2.相手の様子をポジティブにイメージする
相手の姿が見えないことによる恐怖が、電話にはあります。
それなら、相手の姿と様子をイメージすればいいんです。
相手もまた仕事で電話をかけるのが苦手かもしれないし、怖いかもしれません。クレーマーも心の中では「本当にこんなことを言ってもいいのかな？」と気にしている可能性がありますよね。
そういう想像をすると、相手がとても身近な存在のように感じます。
怖がっているのは自分だけではないと考えれば、少しは恐怖が和らぐのではないでしょうか。
3.言葉遣いを意識しすぎないようにする
「承ります」とか、「弊社・御社・貴社・貴サイト」などといった超絶かしこまった言い回しがありますよね。そういった言葉遣いを意識しすぎると、プレッシャーを感じたり電話の内容を理解しきれなかったりすることがあります。
もちろん敬語は大事です。だけど、あまりにかしこまったビジネス会話特有の言い回しについては、あまり気にしなくてもいいのではないでしょうか。
実は、誰もそんなことを気にしていないのではないかと僕は思うんです。
相手もまた、要件を伝えることに意識を集中させているはずですから。
そんな状態で細かい言い回しを気にするということは、ないでしょう。
結局、「ですます調」さえ守っていればいいんです。
4.処理しきれないときは一度電話を切ろう
メモを取っていても理解が追いつかないことがありますよね。
自分だけでは処理しきれない要件もあると思います。
そういうときには、一度電話を切ることも必要なのではないでしょうか。
「一度こちらで整理してから掛け直します」
「一度確認してから掛け直します」
それだけ相手に告げていれば、一度切っても問題ありません。
実際にそのような対応をしている人は結構います。
たとえば、消費者の立場としてサポートセンターなどに電話を掛ける場合。
「一度担当者と相談してから掛け直します」と言われることがありますよね。
他にも似たような場面は多々あるはずです。
一度の電話で処理できないと感じたことは、一度切る。
これは、多くの人がやっていることです。あなたも彼ら彼女らにならいましょう。
どうしても電話対応をストレスに感じるなら転職を！
どうしても電話対応がストレスになるなら、転職をしましょう。
電話対応自体が苦痛になっている場合。それだけで仕事が嫌だなあと感じることがありますよね。電話対応の頻度が高い仕事だと特にそうです。コールセンターなんかはメインの業務が電話対応だから、より切実な問題でしょう。
毎日そんな苦痛を感じながら働き続けることには、大きなリスクがあるんです。
精神的に病んでしまうというリスクと、他の業務にまで影響を与えてしまうというリスク。
電話対応に脳のリソースを割きすぎてミスをしたり、電話対応で疲れ切ってしまって他の業務に身が入らなかったりします。挙げ句、残業が増えたり成長ができなかったりということにまでつながるんです。
電話対応がストレスになるから仕事を辞めたいというのは、転職理由として至極妥当だと僕は思います。
だから、転職を考えておきましょう。
【転職先候補】電話対応が無いまたは少ない仕事一覧
1.工場の作業員
工場の作業員には電話対応がありません。
工場の作業員の仕事は「製品を作ること」だからです。
工場は徹底的に効率化されています。一人あたりの作業の種類を絞り、ほとんど流れ作業のように仕事が流れていく。作業時間も休憩時間も生産数も休日も、すべてがシステマティックに管理されています。
それほどまでに効率を重んじる現場において、作業員が電話に出るなんていうイレギュラーは発生し得ません。
2.清掃員
清掃員は業務時間中のほとんどを掃除をして過ごします。
その他は「現場への移動時間」や「清掃の準備・後片付け」です。電話対応やお客様対応はほとんどありません。
ただ、清掃作業は数人単位のチームで行うものです。それはビルも商業施設もホテルも変わりません。チーム内でのコミュニケーションは大切です。人とのコミュニケーション自体が苦痛という人には向いていないので注意しましょう。
3.調理師
基本的に、調理師が予約電話等を取ることはありません。
ただ、中には調理師も電話を取る飲食店があります。
厨房で作業をしていた人間がホールに出て注文を取り、そのまま厨房に消えたかと思えば電話を取った。そういう光景を目にしたことがありませんか？
飲食店の求人に応募するときには「調理師がホールに出ることはあるか」と質問しましょう。
それさえ徹底すれば、電話対応をすることはなくなります。
4.タクシードライバー
タクシードライバーは電話に出ません。
そもそもタクシードライバーに電話がかかってくるという状況が存在しないんです。
タクシーを手配するための電話は事務などが受けますからね。
もちろん、接客自体はあります。人付き合いが苦手な人には不向きでしょう。
ただ、接客スタイル自体はドライバーの自由です。口下手だけど運転技術が高い運ちゃんも大勢いますよね。接客に変わるサービスを「運転」という形で提供できればいいんです。
また、客を乗せて運転するのに必要な普通二種免許は入社後に取得できる会社がたくさんあります。普通一種免許さえあれば、タクシードライバーへの第一歩を踏みだすことが可能です。
僕がこのブログに訪れたすべての皆さんに伝えたいこと…
それは、「仕事や会社を辞めたい気持ちが少しでもある人は、すぐに転職活動を始めるべき」ということです。
転職という選択に対して消極的な印象を持っていた僕がそう思うようになったのは、僕自身、転職したことで人生が好転したからです。
- 転職を決断する勇気が出ない
- この程度の悩みなら我慢したほうがいいんじゃないか
- 転職後の自分をイメージできない
- 辞めることを言い出しにくい
- 自分の年齢や能力で転職成功できるか不安
- 他の業種･職種に転職したいけど、どうすればいいかわからない
これは転職を考えている人なら誰しもが感じることだと思います。
でも、一昔前とは違って今は転職支援サービスがとても充実しているので、気軽に質の高い転職活動ができるようになっています。それに、転職活動を始めること自体には何のリスクもありません。むしろ早めに動き出しておくことは、いざというときの備えとしてメリットしかありません。
だから、悩みや不満の大小に関わらず、自分の人生が今より良くなることに希望を持って、自分なりの形で転職活動を始めてほしいです。
僕がおすすめしている転職支援サービスは無料の転職エージェントです。就業相談から求人紹介、採用対策まで、転職活動全般をサポートしてくれるサービスです。僕も実際に利用して転職を成功させました。
そして、数多くある転職エージェントの中で1番おすすめなのはマイナビエージェント。当ブログで150人を対象に行ったアンケート調査で評価が最も高かった転職エージェントです。
アンケート調査の詳細やその他のおすすめ転職エージェントはコチラの記事をご覧ください↓
上記のページでは、転職エージェント利用者の口コミや、転職活動を早めに始めるメリットなども紹介しています。
仕事に対して漠然とした悩みを抱えている人も動き出すきっかけが見つかるかもしれません。ぜひチェックしてみてください！