段階的に残業を減らす仕組みを作れば、残業は減らせる!

社会に蔓延る悪しき文化のひとつ、残業。サラリーマン三大ストレス源ですよねえ。あと二つは人間関係とハラスメントだと僕は勝手に言っています。その中でもトップクラスなのが残業です。僕がブラック企業を辞めた理由も、ほとんどが繰り返されるエンドレス残業のせいでした。

残業を減らす方法を知ることで、ストレスは激減! 一緒に方法を考えてみましょう。

残業を減らす方法は、段階的に考えていくことだ!

残業を減らす方法を見つけるには、段階的に考えていかないといけません。どのようにして残業が発生しているのかを考えるところから始めて、じっくりと残業削減の取り組みに繋げていきましょう。

自社の残業がどのようにして発生しているのかを考える

あなたの職場で残業がはびこっている原因は、どこにあるんでしょうか。残業を減らす方法を考えるということは、残業の発生源を突き止めてそこにアプローチをかけるということです。

みんな大嫌いなアノ黒い虫も、巣を叩かないと延々と増え続けますよね。表面的に残業を減らそうとしても、何処からともなくわいてきます。

残業が発生するよくある傾向としては、次のようなものが挙げられるでしょう。

  • 常に同じ社員が残業している
  • 職場全体で残業が多い
  • 特定の時期に残業が多くなる
  • 残業を減らそうという取り組みが定着していない
  • 一人ひとりまたは部署全体の残業時間を把握しづらい

常に同じ社員が残業をしている場合、個人の効率に問題があるということになります。それか、その人にだけやたらと多く仕事が回っているかですね。どちらにしろその個人に対してアプローチをかければ、解決します。

職場全体で残業が多い場合は、業務量が多いか社員が少ないかという問題があるでしょう。

特定の時期に残業が多くなるのなら、その時期を突き止めてどれくらい残業が増えるのか傾向を確かめる必要がありそうですよねえ。決まった時期にどれだけ残業が増えるのかがわかっていれば、対策を立てやすいですから。

残業を減らす取り組みというのは、会社全体では行われていることが多いです。

プレミアムフライデーやノー残業デーなども、会社単位だと結構多くの企業が取り入れています。問題なのはそれを各部署が徹底できていないということで、定着していないということなんですよねえ…。

残業時間が把握しづらいことでも、残業は多くなりがちです。

営業職がわかりやすいですが、外回りなどがあるため正確な残業時間のは空くが難しく、残業抑制の取り組みも行うことが困難なんですよねえ。そもそも把握できなければ、残業の実態がつかめないからどうしようもないという…。

大体の職場は、以上の傾向のどれかに当てはまると思います。

職場のマネジメントをみんなで考える

自社の残業が発生する原因の傾向が掴めたら、職場のマネジメントをみんなで考える必要があるでしょう。

特定個人の残業が多いのならその本人に効率改善を頑張ってもらうしかありません。周囲の人間はどのようにしたらその人の効率が改善されるのかを、その人の仕事ぶりなどから考える必要があります。それを実践し、改善されればOKというわけです。

職場全体で残業が多いなら人が足りていない方向で考え、増員を進言します。

残業がどうしても発生する繁忙期があるのなら、その時期の仕事の効率化やその時期だけの増員などの方法が考えられるでしょう。例年の繁忙期の業務量の傾向を突き止め、それをどのように割り振るか作戦会議する必要がありますね。

残業削減の取り組みが定着していないのなら、定着しない理由を探りましょう。

以上のような職場のマネジメントを上司部下関係なく、全員で考えなければ残業を減らすことは難しいです。残業を減らす方法は、個人だけではどうしても限られてしまいます。

システム要件を見つめなおす

最後に、システム要件を考えることも大事です。

今のシステムは効率が悪くなっていないか、使いにくいところはないか、調べましょう。仕事によってはシステムの改善を行うだけで、業務効率が大幅に向上することがあります。事務処理など手作業をしているところはなるべく廃止し、Excelは手打ちじゃなく関数の使用を徹底しましょう。

関数をあらかじめ配置しておいたテンプレートのシートを用意し、あとは数字を放り込むだけという簡易的なシステムを作っても良いですね。

とにかく、システム面で効率化できないか職場全体で話し合いましょう。

実際の取り組みを考え、実行に移す

ここまでくると、どうして残業が発生しているのかと、残業を減らす方法とが見えてきます。その残業を減らす取り組みを実行に移すことで、あなたの残業もみんなの残業も減って職場全体ハッピーです。

実際に僕が知り合いから聞いた、職場全体のマネジメント・システムから残業を減らす取り組みをした例も紹介しておきますね。

  • 本業以外の事務作業が圧迫していたので、事務要員を派遣で雇った
  • 繁忙期だけ一部作業を外注した
  • 社内システムのUI変更を申請した
  • 朝礼だけじゃなくて終礼も導入した
  • 残業カード制度を導入し、一か月の残業回数上限を定めた

終礼を導入したというのは、全体で「終わり!」というムードを出すことで残業することを不自然にしたということです。メリハリがつくし、明確に終礼という区切りがあることでそれまでに仕事を片付けようという意識が生まれます。

他にも、自分たちに合った残業を減らす方法があるはず! それを探しましょう。

残業削減の取り組み、個人でできることはあるの?

職場全体を巻き込んだ残業を減らす方法を紹介しましたが、残業削減の取り組みの中には個人でできるものもあります。

僕がよく言うのが、今日やらないといけないこと「だけ」を確実に終わらせるということです。

明日やれば良いことは明日やり、今日やらないといけないことは終わらせておく。毎日それを積み重ねることにより仕事が遅れることもなく、残業を確実に減らせるんです。ただ、頭の中で意識するだけだと何をやればいいかわからなくなります。

スケジュール帳に「この日この時間にやるべきこと」を記しておき、「この日やらなくても良いこと」も一緒にメモしておきましょう。

こうすると仕事の優先順位と、それぞれの作業の目標終了時間とがわかるようになります。タスクマネジメントをするだけで、個人の残業は減りますよ。

個人の残業を減らしても、職場全体を減らさないと効果が無かったときには、職場全体で残業削減の取り組みを考えましょう。

残業を減らすには、コツコツじっくりと確実にが大事です!